Analysten-Berichte
In meinem letzten Blog habe ich eine Methode von Alan AtKisson zur Beschleunigung der Nachhaltigkeitstransformation vorgestellt, die 4 Schritte umfasst: Indikatoren, Systeme, Innovation und Strategie. Das Verständnis dieser vier Komponenten eines Verbesserungsprojekts kann uns helfen, komplexe Elemente im Blick zu behalten, organisiert zu bleiben und uns auf das gewünschte Ergebnis zu konzentrieren.
In einem Umfeld, in dem wir uns immer schneller zu bewegen scheinen und versuchen, immer mehr Projekte gleichzeitig in Angriff zu nehmen, kann es hilfreich sein, einen einfachen, überschaubaren Rahmen zu haben, auf den wir zurückgreifen können, damit wir nicht von unseren eigentlichen Absichten abgelenkt werden.
In diesem Blog möchte ich den vierstufigen Prozess von AtKisson noch einmal betrachten – allerdings durch die Brille des Facility Managements – und die Möglichkeiten aufzeigen, wie Facility Manager und Nachhaltigkeitsexperten zusammenarbeiten können. Die Zusammenarbeit dieser beiden Abteilungen wird Ihren Business Case stärken und den enormen Reichtum an Wissen und wertvollen Daten, die das FM-Team sammelt und pflegt, ans Licht bringen.
Sehen wir es uns genauer an:
1. Indikatoren
Diese erste Phase steht ganz im Zeichen des FM. Facility Manager sind in vielerlei Hinsicht die Augen und Ohren des Arbeitsplatzes. Denn sie sind für die Behebung von Problemen zuständig: Sie wissen, wenn Räume ungemütlich sind, wenn kein oder zu viel Wasser fließt, wenn Lichter ausfallen und die Bewegungsfreiheit in Gebäuden behindert ist.
Sie wissen auch, was der Brandinspektor angemahnt hat, was der Arbeitsschutzbeauftrage bemängelt hat und ob die Aufzüge einer jährlichen Inspektion unterzogen wurden. Facility Manager sehen, welche Einrichtungen stark genutzt werden und häufig gereinigt werden müssen, welche Bereiche leer stehen und was in das und aus dem Gebäude gebracht wird. Kurz gesagt, die FM-Organisation hat die Daten zur Hand. Wenn sie über ein IWMS-System verfügt, sind diese Daten auch gut organisiert, auf dem neuesten Stand und auswertbar. Auf Basis dieser Auswertungen können Optimierungen vorgenommen werden.
Die Bedeutung von Indikatoren kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Viele Studien haben gezeigt, dass der Zugang zu Daten oft enorme Verhaltensänderungen bewirken kann. Wenn Menschen wissen, dass etwas gemessen werden kann, entwickeln sie ein Interesse daran, die Daten zu verbessern. Da sie Zugang zu so vielen Daten haben, sind Facility Manager in einer einzigartigen Position, um Nachhaltigkeitsverbesserungen voranzutreiben, indem sie die Nutzer der Einrichtungen auf die positiven und negativen Auswirkungen ihres Verhaltens aufmerksam machen. Nur ein Beispiel: Als die US-Umweltschutzbehörde 1986 ein Verzeichnis der Schadstofffreisetzungen (Toxic Release Inventory) eingeführt hat und von den Fabriken verlangte, ihre Emissionswerte – ohne Strafandrohung – jährlich zu melden, gingen diese Emissionen innerhalb von vier Jahren um 40 Prozent zurück.
Die Facility Management-Abteilung ist ein natürlicher Verbündeter bei der Bewertung der INDIKATOREN für Nachhaltigkeitsinitiativen. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Fragen, die Sie mit Ihrem FM-Team besprechen können, um herauszufinden, wo Ihre Bedürfnisse übereinstimmen:
- Bei welchen Gebäuden ist der Betrieb am teuersten?
- Wo sind die Wartungskosten am höchsten?
- Welche Gebäude haben die niedrigste durchschnittliche Auslastung?
- In welchen Einrichtungen gibt es die meisten Beschwerden in Bezug auf Temperatur und Komfort?
- Gibt es Gebäude mit ungewöhnlich hohen Ausfallraten von Geräten?
2. Systeme
Facility Manager sind per Definition Systemdenker, denn Gebäude sind komplexe Systeme von Systemen. Als Architekt liegt meine Liebe zur bebauten Umwelt in der Komplexität der sich überschneidenden, ineinandergreifenden und voneinander abhängigen Systeme, aus denen Gebäude, Campusse und Städte bestehen. Dazu gehören Versorgungseinrichtungen wie Heizung, Kühlung, Sanitäranlagen, Strom und Kommunikation, aber auch Verkehr, Zugangskontrolle, Brandschutz, Verglasung und Lieferung. Und noch etwas, das viele Menschen vergessen: Das Finanzwesen ist ein System, das mit jedem einzelnen physischen und menschlichen System in kritischer Wechselwirkung steht. Das Wissen über all diese Systeme kann in einem anderen System eingeschlossen sein: einem Informationsmanagementsystem, das in der Lage ist, Daten über all diese komplexen Konstruktionen zu erfassen, zu aggregieren, zu vergleichen und zu verarbeiten.
Veränderungen in einem System können enorme und unerwartete Folgen in einem anderen haben. Kürzlich habe ich eine Rede von Joe Allan, Mitautor des Buches Healthy Buildings, auf der IFMA World Workplace Konferenz 2021 gehört. Eine der Geschichten, die er erzählte – und die auch im Buch zu finden ist –, handelte von den frühen Versuchen während der Ölkrise in den 1970er Jahren, Energie zu sparen, indem man die Gebäudehülle verstärkte – und dafür sorgte, dass unsere Gebäude keine geheizte oder gekühlte Luft durch schlecht abgedichtete Fenster, Türen und andere Öffnungen in der Gebäudehülle entweichen ließen. Die Bemühungen waren erfolgreich, hatten aber einen schwerwiegenden Nebeneffekt: Ohne diesen Luftaustausch reicherten sich Schadstoffe (heute flüchtige organische Verbindungen oder VOC genannt) in den Gebäuden an und machten die Nutzer krank. Das „Sick-Building-Syndrom“ wurde zu einem ernsthaften Problem, das durch die Gewährleistung einer ausreichenden Frischluftzufuhr angegangen werden musste. Die mechanischen Systeme mussten größer und leistungsfähiger werden, um die Auswirkungen der verstärkten Gebäudehüllen auszugleichen.
Die Komplexität der globalen Umwelt mag die Komplexität von Gebäuden in den Schatten stellen, aber das Nachdenken über komplexe Systeme ist nach wie vor eine der wichtigsten Fähigkeiten, um beides zu bewältigen. Erfolgreiche Facility Manager verfügen über diese Fähigkeit und können sie wirksam einsetzen, um ihr Unternehmen bei der Bewältigung von Nachhaltigkeitsproblemen zu unterstützen.
3. Innovation
Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihre Arbeitsweise zu verbessern, sind neue Ideen das A und O. Das Problem dabei: Viele Ideen kosten eine Menge Geld. Und wie Facility Manager aus leidvoller Erfahrung wissen, gibt es in der Regel einen Wettbewerb um jeden investierten Cent. „Mit weniger mehr erreichen“ ist im Facility Management so geläufig, dass es fast schon komisch wirkt.
Bei ihrer Arbeit mit ständig begrenzten Budgets haben Facility Manager gelernt, Veränderungen wie z.B. Verbesserung der Beleuchtung, Erneuerung des Daches, Austausch der Bodenbeläge usw. dort zu identifizieren, wo sie die größtmögliche positive Wirkung erzielen und die schwerwiegendsten Folgen abmildern können.
Während meines Architekturstudiums wurde mir beigebracht, dass die größten Chancen für Kreativität bzw. Innovation bestehen, wenn man innerhalb enger Grenzen arbeitet. In Facility Managern habe ich Gleichgesinnte gefunden. Grenzen zwingen Architekten, Ingenieure und Facility Manager dazu, die Hebelpunkte zu finden, an denen wir mit den kleinsten Anpassungen die größten Veränderungen erzielen können. Das führt unweigerlich zu Innovationen und zu neuen Wegen, um bestehende Probleme zu lösen.
4. Strategie
Die Vertrautheit mit Daten, das Verständnis komplexer Systeme und die Fähigkeit, mit weniger mehr zu erreichen, sind eine Kombination, die nahelegt, dass Facility Manager eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung einer Nachhaltigkeitsstrategie spielen können und sollten.
Die verstorbene Nachhaltigkeitsexpertin Donella Meadows hat darauf hingewiesen, dass komplexe Systeme wie das globale Ökosystem dazu neigen, kontraintuitiv zu funktionieren, und dass unsere intuitiven Reaktionen daher oft in die falsche Richtung gehen. Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen, die ihre Ziele definiert und veröffentlicht haben, bei der Umsetzung auf umfangreiches Fachwissen zurückgreifen müssen. Ich möchte nicht behaupten, dass Facility Manager die alleinigen Verwalter dieser Aufgaben sein sollten, aber es scheint klar zu sein, dass viele der von Facility Managern entwickelten Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung sind, und das bedeutet, dass sie einen prominenten Platz am Tisch haben sollten. Als Verwalter einiger der wertvollsten Daten, die ein Unternehmen besitzt, können Facility Manager ein großartiger Verbündeter bei Nachhaltigkeitsinitiativen sein. Sie können dazu beitragen, Projekte zu stabilisieren, indem sie sich auf die Grundlagen besinnen und verstehen, was ihnen zur Verfügung steht und wo sie die größten Verbesserungen für ihre Bemühungen erzielen können.
